Esta pesquisa foi conduzida entre idosos que viviam em Instituições de Longa Permanência (ILPI) filantrópicas de Belo Horizonte, Minas Gerais e incluiu um estudo transversal e uma pesquisa qualitativa para avaliar a percepção dos pesquisadores sobre o trabalho de campo. O estudo transversal investigou a relação entre indicadores de saúde bucal (perda dentária e performance mastigatória), de higiene bucal (saburra lingual e nível de dependência para higiene bucal) com a condição nutricional e estado funcional de idosos de 60 anos ou mais que viviam nas ILPI. A coleta de dados foi por consulta ao prontuário e entrevista com os idosos ou seus proxies, exames físico e bucal, conduzidos por 6 pesquisadores treinados (kappa 0,73-0,95). A variável dependente foi o estado funcional dos idosos, analisado como uma variável latente (fragilidade, incapacidade em atividades e participação, nível de dependência funcional e sarcopenia). A circunferência da panturrilha indicou a condição nutricional. Entre as variáveis de saúde bucal estavam número de dentes naturais, higiene (saburra lingual), performance mastigatória (grau de mistura de cores de chiclete) e dependência para higiene bucal. Sexo, idade e número de comorbidades foram covariáveis. Relações entre variáveis foi avaliada por modelo de equações estruturais. Dos 307 idosos identificados, 295 tiveram a condição funcional avaliada e 194 passaram por exame bucal. A maioria dos idosos era frágil ou préfrágil, com alto grau de incapacidade e dependência, e quase metade apresentava baixa força muscular. A dependência na escovação e o acúmulo de biofilme foram relacionados a pior estado funcional, enquanto uma circunferência maior da panturrilha se associou a menor declínio funcional. Embora a performance mastigatória e o número de dentes não mostraram relação direta com o estado funcional, um maior número de dentes naturais se relacionou positivamente com melhor performance mastigatória que, por sua vez, relacionou-se com maior circunferência de panturrilha. Houve relação significativa indireta entre número de dentes naturais e circunferência de panturrilha mediada pela performance mastigatória. Conclui-se que pior condição de saúde bucal está associada a pior condição funcional em idosos que vivem em ILPI. Os seis pesquisadores realizaram registros sobre as impressões pessoais e a percepção sobre o trabalho de campo em um diário, que compôs o corpus da análise do estudo qualitativo. Pesquisadores preencheram também um formulário com perguntas abertas relatando suas experiências significativas no último mês de coleta. O material obtido foi organizado, lido exaustivamente e submetido à análise de conteúdo por dois pesquisadores. Os temas identificados foram adesão das ILPI à pesquisa; rotina institucional no andamento da pesquisa; abordagem orientada pelo perfil clínico-funcional; papel central do cuidador; habilidades do pesquisador e cuidados bucais nas ILPI. Na percepção dos pesquisadores, os coordenadores das ILPI preocupam-se com os benefícios da pesquisa para os idosos e que seja conduzida sem comprometer a rotina institucional. O cuidador constitui-se em fonte central de informação e orienta o melhor manejo do idoso, que, frequentemente, apresenta problemas físicos, mentais/emocionais que dificultam a comunicação e a abordagem, demandando conhecimento e múltiplas habilidades do pesquisador (empatia, sensibilidade, escuta). A organização dos materiais, registro e fluxo da coleta é fundamental para torná-la mais eficiente em relação ao tempo e menos desgastante para os idosos e pesquisadores. A pesquisa no contexto de ILPI entre idosos com comprometimento clínico-funcional apresenta desafios metodológicos e operacionais específicos, demandando múltiplas habilidades do pesquisador.